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办公设备采购五步走
 
慧聪网   2005年4月13日8时30分   信息来源:中国耗材资讯网    

    办公设备实行定点采购,既可以提高政府采购的工作效率,满足采购人小批量采购的需求,节约采购成本,又可以适时在定点供应商范围内通过询价比较,及时采购到质优、价廉、服务好的设备设施,节约采购资金,促进廉政建设。目前,许多地区正在积极探索办公设备定点采购的路子。笔者认为,要实施办公设备定点采购,首先要做好定点供应商的招标工作,而办公设备供应商定点招标应分五步走。


    第一步:做好市场调研
    办公设备品种繁多,规格复杂,价格各异,要想做好定点招标工作,市场调研非常重要,必须首先抓紧抓好。在招标工作正式开展前,招标单位要主动派人到专业商场、超市、展示厅及生产厂家做深入考察、详细调研。通过实地查看和现场演示,对办公设备的规格、功能、操作程序、使用寿命、更新周期等有一定了解,对市场价格变化和优惠比例等做到胸中有数。为顺利开展办公设备定点供应商招标工作做好充分准备。


    第二步:严格资质审查
    办公设备供应商定点有一定时效性,少的一个季度,多则一年,甚至更长期限。而政府采购本身又是一个大市场,对供应商具有很强的吸引力。招标公告发出后,供应商必然蜂拥而至,有意无意间就会出现一些鱼目混珠现象。招标单位要把好准入关,最简便的方法就是在发售招标书前先进行资质审查。一个企业必须具备《企业法人营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》、厂商《授权书》等,如果证照不全就不是一个合法的供应商。


    第三步:编制招标文件
    办公设备定点供应商一般通过公开招标产生,制作完整而规范的招标文件尤为重要。在招标文件中要表现出5个方面的内容:


    第一,招标文件的构成。招标文件由投标邀请函、投标人须知、定点采购办公设备的范围、合同格式、附件等组成。


    第二,投标人须知。一是告诉投标人招标文件适用的范围,以及办公设备涉及的主要对象。二是要求投标人应具备相应的条件:能自觉遵守《中华人民共和国政府采购法》以及与招投标有关的法律、法规;企业依法设立,有相关办公设备的经营权且具备厂家《授权书》;有能力提供本次招标文件要求的货物与服务;愿意接受政府采购的资金结算方式。


    第三,投标文件的编写要求。招标单位应要求投标人提供完整的投标文件。即:投标书及制作格式;财务报告;公司情况介绍;投标报价表;从业人员及其技术资格情况一览表;企业管理制度;服务计划及服务承诺;投标人资格证明文件;投标人认为需加以说明的其它内容;交纳投标保证金的银行凭证。


    第四,投标文件送交的注意事项。要求投标人将投标文件正本和副本分别密封,并标明投标人的单位名称、招标编号、“正本”或“副本”字样。同时,要求投标人派专人将投标文件按规定时间送交到指定地点。


    第五,开标和评标事宜。在招标文件中要注明开标时间和地点,评标定标的原则和方法,中标通知和签订合同的相关事项。


    第四步:规范评标纪律
    办公设备定点供应商招标的评标工作非常重要,为了体现公平、公正、科学、择优的原则,保证评标的严肃性,需要制定规范的评标纪律,要求投标人、评委及工作人员共同遵守。


    第五步:认真评标定标
    按照《政府采购法》规定,招标书发出20天以后才能组织开标。开标大会要在有关部门和新闻单位的监督下公开进行,开标结束后,要及时组织进行评标。在办公设备定点供应商招标工作中,评标定标是关键一步。评委首先要审查投标文件是否完整、有无计算上的错误,是否实质上响应了招标文件的要求,如有不符情况,可以视为无效投标。办公设备涉及计算机、打印机、复印机、多媒体、家具等不同的技术领域,评标委员会的组成人员要具有一定的广泛性,其专家不得少于评委总数的2/3,才能保证评标定标的公正和科学。办公设备范围广,不同的设备之间没有可比性。比如计算机与家具等。在报价上就不能判断谁高谁低,产品保修期也有长有短。故此,要把相近的设备进行分类评审。办公设备可分为计算机及外设、多媒体、复印机、纸张、空调和电视机、办公家具等6大类。评委将投标书先分类以后,再对标书逐项评审,在同类中采用百分制计分,最后根据得分多少定标。 

    第一,对投标报价的评审。要充分审查各投标人对产品报价中市场价、优惠率、现行政府采购投标报价的可行性、合理性和可操作性,分别计算,综合评审计分。


    第二,对服务计划及服务承诺的评审。各投标人大多能够在投标文件中按照自身的实力作出相应的承诺,服务计划制订得比较具体,评委主要看其服务体系是否健全,服务计划及服务承诺是否方便操作,针对不同办公设备的特点是否提供了有特色的服务计划和承诺,通过详细评审,分项计分。


    第三,对经营管理水平的评审。主要评审各供应商的管理是否规范,规章制度是否健全,质量保证体系是否科学等。
    第四,对企业资质、信誉、经营业绩、主要管理及技术人员资质的评审。办公设备涉及许多具有自主知识产权的产品,政府采购定点供应商必须是具有生产企业授权经销的合法企业。评标时主要以企业经营范围和投标项目为基准,看其生产厂商的《授权书》是否齐备,如未提供或提供不完整,在企业资质方面酌情扣分或不得分;在企业信誉方面,以每获得一项奖励在基准分上给予加分,有不良记录的减分;在经营业绩上,根据公司情况一览表及财务报表评审计分;在管理及技术人员资质评分上,主要根据供应商拥有高、中级技术职称及学历人员数量评审计分。
 
 
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