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优化的组合-从双面打印提升办公效率
 
慧聪网   2005年4月26日8时51分   信息来源:天极网    

  在不断推进的国家行政事业单位改革过程中,提高办公效率已成为一个共识的目标。针对办公效率的提高,除了要解决流程、制度、人员等软性因素外,硬件办公设备的更新与升级也是一个关键。例如,与办公人员密切相关的打印机设备性能的优劣,就直接影响到员工甚至整个单位的办公效率。

  浙江省气象局是一家事业单位,单位现有员工60多人。在国家行政事业单位的“效率革命”进程中,浙江省气象局也面临着如何通过提高办公效率来提升整体劳动生产力的问题,在这一过程中,其对现代先进办公设备的依赖与需求也越来越大。2004年12月,浙江省气象局又采购了两台顶级配置的HP Laser Jet 5100网络激光打印机,并为原来的HP Laser Jet 2300配置了双面打印单元,从而使单位的打印设施又得到了全新的改善,在原来网络打印的基础上又实现了双面打印功能,进一步提升了单位的工作效率。

    办公效率面临挑战

  “如何才能更好的提升办公效率?一句话,就是要对单位的办公资源进行最优化的组合。” 浙江省气象局网络工程师郭建华对如何提高办公效率颇有见地。“具体到像打印机这类办公设备,就要通过适时采购效率更高的打印机或通过简单的升级来更新原有设备。当然,新办公设备的采购,也必须从单位的实际需求出发。” 据郭先生介绍,浙江省气象局自从更新了打印系统后,单位的打印效率确实得到了长足的提高。谈到浙江省气象局为何要采购双面打印机时,郭先生认为,根本原因,是单位在不断适应市场变化过程中,对双面打印产生了实际的需求:

  首先,有愈来愈多的双面材料需要打印。作为一家事业单位,浙江省气象局下属还有许多地市级的单位,有很多材料,如财务方面的报表等一般都需要统一打印和管理,另外,也需要经常向政府部门提交报告,对于这些页数比较多的文件资料,如果采用单面打印装订成一本则翻起来会很困难,而且,考虑到人们的阅读习惯,也都是双面印刷。这些双面文件资料在普通打印机上完成双面打印,不是一件轻松的事情。需要先打印出文档的奇数页,一页一页地翻转过来,再将翻转好的纸放到纸盒内准备打印偶数页。这种打印方法不仅效率低下,而且,在打印中出现错误在所难免。“采用双面打印功能以后,只须通过打印机驱动程序提供的打印设置便能自动实现双面打印,整个过程无须人员翻纸等操作,打印效率大幅提高,更重要的是,出错率大大降低了。” 郭建华工程师对双面打印赞不绝口。

  其次,节省办公成本的需要。打印成本在浙江省气象局日常办公开支中所占比例很高。为控制打印成本,单位想了不少办法,但效果都不明显。开始时,在公司内部倡导单页纸重复利用,内部交流资料等非正式材料用废纸的背面打印,以降低纸张成本。但经常出现这样的情况,员工A将已单面打印的废纸放入纸盒内打印内部材料后,接下来打印的员工B在打印正式材料时却因打印到废纸上无法使用而须重新打印,造成新的浪费。以及一些其他节省打印成本的办法,要么是成本节省了,但效率慢了;要么是效率上去了,而成本也上去了,各种办法都收效甚微。直到采用了双面网络打印机,节省打印成本问题才真正得以解决。“打印机的自动双面打印能先打印纸的一面,再将纸张翻转、送入双面打印单元来打印另一面,从而实现全自动双面打印,不仅能节约了成本,效率也得到了提升。”郭先生补充说。

    双面打印带来环境的改变

  郭建华认为,浙江省气象局自从采用了双面打印后,在以下几方面给单位带来了明显改观:

  第一,降低了成本,优化了管理。目前局里的打印机除了双面打印功能外,并且大都配置较高的网络激光打印机,不需要联接PC就能独立接入局域网,可以节省一台作为打印服务器的PC机的费用,并且,网络打印机管理起来也更加方便,大大提高了打印效率和维护成本。更重要的是,其双面打印功能能够节省一半的纸张费用,有效降低了单位办公成本。“前些日子,财务部的同事曾算了这样一笔账,我局月平均打印办公材料约6千页,地方单位每月也在4千页,总的算下来要1万页(包括A3幅面),每张打印纸平均按6分钱来计算,由于采用了双面打印,每月可节省纸张费用3百元,一年仅纸张费用一项便可节约成本近4千元,而购买一个双面打印单元也不过一两千元,经济效益显而易见;而且激光打印机一般可以使用3~5年,这样下来,完全可以为用户节省1万5千元左右的成本投入。” 浙江省气象局对这笔帐算的可是一点都不含糊。

  第二,节约了空间,为员工创造了更加轻松的办公环境。“以前,公司员工的办公桌上总是堆满了一叠叠的文件,整个办公空间显得非常拥挤、杂乱,为了整理办公环境,浙江省气象局内部进行了许多次内部整顿,并且还专门购买存放文档的柜子,这样一来员工不仅拿放文件很不方便,而且也使办公空间显得更加狭窄。在单位为打印机配置了双面打印功能后,这一情况有了明显改善。双面打印帮助员工减少了50%的文档厚度,大大节约了办公空间,还给了单位员工一个更加轻松的办公环境。” 郭先生对双面打印给单位员工带来的更宽阔办公空间津津乐道。

  第三,通过提高打印质量和速度,进而提高了整体办公效率。相对于共享打印方式而言,网络打印方式本身就具有数据传输速度更快,打印效率更高的打印优势。其标配的自动双面打印模块,更是避免了手动翻页的麻烦,只须按下双面打印功能键,打印时无须人工翻页,即可自动完成双面打印,大幅提升了工作效率。

  “作为双面打印机的使用单位,我们对双面打印机在节省成本、提高效率、净化办公环境等方面给单位带来的显著变化是非常高兴的。” 郭先生介绍说,“目前,浙江省气象局的打印业务分布在局办公室下属的文印室,以及计划财务处、核算中心等各部门,全局每月打印量大约在10000页左右。单位采用打印机的都是清一色的HP品牌打印机,比如,计划财务处、核算中心配备的是具有网络打印功能的HP 5000系列;业务管理处配备的是HP LJ2300打印机;其他部门主要配备的是HP LJ1000和HP LJ1010打印机。用了这么多年的打印,第一次强烈感觉到双面打印所带来的办公效率的提升。”

    品牌价值是用户选择的根本

  谈到为何对HP打印机情有独钟,郭先生认为主要是基于以下几方面原因:

  从质量方面考虑。作为世界打印霸主的惠普打印机产品在技术和性能上始终保持国际领先优势。即使在打印机自身性能的提升不断遭遇瓶颈的过程中,HP公司始终没有停止挖掘网络打印潜力的步伐,其产品在技术、使用性能、简便性等方面位居业界独一无二的领先地位,有着非常过硬的产品品质。如HP LJ 5100是适用于中高端网络用户的A3幅面激光打印机,不仅打印速度高,而且采用了300MHz的处理器和32MB RAM的内存,数据的处理速度非常快。

  从性价比方面考虑。对于像浙江省气象局这样一家经济来源主要靠财政拨款的事业单位而言,在办公设备的采购上还必须考虑采购成本,考虑产品的性价比情况。HP打印机相对较高的性价比优势是其多年来一直中选浙江省气象局采购的重要因素之一。

  基于HP领先的服务优势。除了作为国际知名品牌的HP更容易让人信赖之外,其精心打造的服务体系真正免除了消费者的后顾之忧。

 
作者:佚名 
 
 
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